Proses Perencanaan ( Tugas 2 )

Posted: Desember 5, 2011 in Uncategorized

Pengertian Perencanaan

Pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana dan oleh siapa.

Perencanaan yang baik mempertimbangkan :
Kondisi mendatang
Kegiatan yang akan dilaksanakan
Periode sekarang rencana dibuat

Kebutuhan perencanaan berada pada semua tingkatan organisasi.
Manajemen puncak
Perncanaan jangka panjang dan strategi-strategi organisasi
Manajemen bawah
Perencanaan jangka pendek dan pada kelompok kerja/unit

Perencanaan : Suatu proses yang tidak berakhir Perencanaan kembali

Perencanaan bersifat “ fleksibilitas, aktif, dinamis, berkesinambungan dan kreatif “

Aspek penting dalam perencanaan :
Pembuatan keputusan
Proses pengembangan dan
Penyeleksian sekumpulan kegiatan untuk memecahkan masalah

Jenis Rencana
Organisasi menggunakan dua rencana utama :
Rencana strategic
Rencana operasional

sumber : jnursyamsi.staff.gunadarma.ac.id/…/CAT+PROSES+PERENCANAAn

# 4 Tahap Dasar Perencanaan

Tahap Dasar Perencanaan
Menjelang akhir tahun, adalah saat yang tepat untuk merumuskan perencanaan usaha tahun mendatang. Berikut ini empat tahap dasar pembuatan perencanaan yang baik :
Tahap 1 : Menentukan tujuan atau serangkaian tujuan.Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan perusahaan. Tanpa rumusan tujuan yang jelas, penggunaan sumber daya perusahaan tidak efektif.
Tahap 2 : Merumuskan keadaan saat ini.Pemahaman akan kondisi perusahaan sekarang dan tujuan yang hendak dicapai atau sumber daya-sumber daya yang tersedia untuk pencapaian tujuan, adalah sangat penting. Karena tujuan dan rencana menyangkut waktu akan datang. Hanya setelah keadaan perusahaan saat ini dianalisa, rencana dapat dirumuskan untuk menggambarkan kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua ini memerlukan informasi terutama keuangan dan data statistik.
Tahap 3 : Mengindentifikasikan segala kemudahan dan hambatan.Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu di identifikasikan, untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu, perlu diketahui faktor-faktor lingkungan dalam dan luar yang dapat membantu perusahaan mencapai tujuannya, atau yang mungkin menimbulkan masalah. Walaupun sulit dilakukan, antisipasi keadaan, masalah dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu mendatang, adalah bagian penting dari proses perencanaan.
Tahap 4 : Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan.Tahap akhir dalam proses perencanaan meliputi pengembangan berbagai pilihan kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian pilihan kegiatan terbaik (paling memuaskan) di antara pilihan yang ada.

sumber : http://wartawarga.gunadarma.ac.id/2011/11/proses-perencanaan-3/

# Rencana Operasional 

Rencana Operasional
Perencanaan Operasional ( Operational Planning) Adalah perencanaan jangka pendek yang dirancang untuk menerjemahkan rencana jangka panjang ke dalam serangkaian kegiatan yang lebih rinci. Ia merupakan terjemahan sekaligus penunjang rencana jangka panjang.
Operasional (dibuat untuk dilaksanakan; untuk keperluan tindakan-tindakan kemudian dan seterusnya; bukan yang telah lalu).
Tujuan operasinal diturunkan dari tujuan dan rencana taktis. Rencana operasional lebih sempit dengan jangka waktu yang lebih pendek dan banyak melibatkan manajemen tingkat bawah. Rencana Tunggal untuk aktivitas tidak berulang, contoh: program, proyek, dan anggaran.Rencana Standing untuk aktivitas yang berulang, contoh: kebijakan, prosedur standar, dan aturan.
Langkah-Langkah Membuat Rencana Operasional
Perencanaan operasional umumnya merupakan turunan, terjemahan atau ejawantah dari tujuan umum perusahaan dalam rentang waktu tertentu (selama satu tahun umpamanya) berikut rencana stragtegis yang sudah ditetapkan oleh manajemen. Walau demikian perencanaan operasional dapat juga digunakan oleh individu untuk keperluan pribadinya, bahkan dianjurkan agar pekerjaannya terarah dan terorganisir dengan baik.
Bentuk perencanaan operasional cukup sederhana, tetapi penulisannya membutuhkan ketelitian yang cukup tinggi.
Berikut langkah-langkah yang biasa diambil untuk membuat perencaan aksi :
1. Tentukan hal-hal, pekerjaan atau tugas-tugas apa saja yang akan dikerjakan. Upayakan selalu menggunakan ungkapan yang spesifik. Tidak cukup hanya mencantumkan ’menulis surat’, tetapi lebih baik ’menulis surat perkenalan untuk dikirimkan ke 100 perusahaan melalui pos’.
2. Tunjuk siapa yang akan mengerjakan penulisan surat itu dan cantumkan namanya. Pilih orang yang tepat dan kompeten.
3. Tetapkan waktunya. Kapan mulai dan kapan harus tuntas. Perkirakan dengan teliti waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Tambahkan satu dua hari untuk berjaga-jaga kalau-kalau muncul halangan di tengah jalan.
4. Hitung biaya yang dibutuhkan dengan cermat. Ada baiknya dinaikkan sedikit, 10% umpamanya untuk mengantisipasi kenaikan harga atau hal-hal lain yang tak terduga.
5. Tetapkan poin-poin yang akan dikontrol. Dalam hal surat tadi umpamanya ejaan yang tepat, kalimat yang efektif, lay-out yang menarik, bahasa yang santun, isi pesan yang mengena, penanggalan yang benar, bentuk lipatan dan lain-lain yang dianggap perlu.
6. Terakhir pikirkan cara memonitor atau mengawasi pekerjaan itu. Dengan melihat langsung, memeriksa secara rinci, hanya cukup dengan laporan lisan dari petugas atau bagaimana. Seperti dalam tugas penulisan surat tadi, kita menetapkan proofreading dan editing sebelum diprint atau diprint dulu samplenya baru dicheck, umpamanya. Terserah cara yang mana saja bisa dipakai.
Ada baiknya menuliskan dan menyajikan perencanaan operational dalam bentuk tabel agar lebih mudah membacanya dan menarik kelihatannya.

sumber : http://wartawarga.gunadarma.ac.id/2011/11/proses-perencanaan-3/

# Rencana Strategik

Rencana Strategik
Perencanaan strategic (strategic planning) adalah proses pemilihan tujuan-tujuan organisasi, penentuan strategi, program-program strategi, dan penetapan metoda-metoda yang diperlukan untuk menjamin bahwa strategi dan kebijaksanaan telah diimplementasikan. Perencanaan strategi juga merupakan proses perencanaan jangka panjang yang disusun untuk mencapai tujuan organisasi.
Ada tiga alasan yang menunjukkan pentingnya perencanaan strategis :
1.Perencanaan strategis memberikan kerangka dasar bagi perencanaan-perencanaan lainnya.
2.Pemahaman terhadap perencanaan strategis akan mempermudah pemahaman bentuk perencanaan lainnya.
3.Perencanaan strategis merupakan titik permulaan bagi penilaian kegiatan manajer dan organisasi.
Perencanaan strategis adalah proses yang dilakukan suatu organisasi untuk menentukan strategi atau arahan, serta mengambil keputusan untuk mengalokasikan sumber dayanya (termasuk modal dan sumber daya manusia) untuk mencapai strategi ini. Berbagai teknik analisis bisnis dapat digunakan dalam proses ini, termasuk analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats), PEST (Political, Economic, Social, Technological), atau STEER (Socio-cultural, Technological, Economic, Ecological, Regulatory).
Perencanaan Strategis ( Strategic Planning ) adalah sebuah alat manajemen yang digunakan untuk mengelola kondisi saat ini untuk melakukan proyeksi kondisi di masa depan, sehingga rencana strategis adalah sebuah petunjuk yang dapat digunakan organisasi dari kondisi saat ini untuk mereka bekerja menuju 5 sampai 10 tahun ke depan ( Kerzner , 2001 )
Untuk mencapai sebuah strategy yang telah ditetapkan oleh organisasi dalam rangka mempunyai keunggulan kompetitif, maka para pimpinan perusahaan, manajer operasi, haruslah bekerja dalam sebuah sistem yang ada pada proses perencanaan strategis / strategic planning ( Brown , 2005 ). Kemampuan manufaktur, harus dipergunakan secara tepat, sehingga dapat menjadi sebuah senjata yang unggul dalam sebuah perencanaan stategi ( Skinner, 1969 ).Untuk mencapai sebuah strategy yang telah ditetapkan oleh organisasi dalam rangka mempunyai keunggulan kompetitif, maka para pimpinan perusahaan, manajer operasi, haruslah bekerja dalam sebuah sistem yang ada pada proses perencanaan strategis Brown , 2005 ). Kemampuan manufaktur, harus dipergunakan secara tepat, sehingga dapat menjadi sebuah senjata yang unggul dalam sebuah perencanaan stategi ( Skinner, 1969 ).
Perencanaan strategis secara eksplisit berhubungan dengan manajemen perubahan, hal ini telah menjadi hasil penelitian beberapa ahli (e.g., Ansoff, 1965; Anthony,1965; Lorange, 1980; Steiner, 1979). Lorange (1980), menuliskan, bahwa strategic planning adalah kegiatan yang mencakup serangkaian proses dari inovasi dan merubah perusahaan, sehingga apabila strategic planning tidak mendukung inovasi dan perubahan, maka itu adalah kegagalan.

Faktor Waktu dan Perencanaan
Faktor waktu mempunyai pengaruh sangat besar terhadap perencanaan dalam tiga hal yaitu :
1. waktu sangat diperlukan untuk melaksanaakan perencanaan efektif
2. waktu sering di perlukan setiap langkah perencanaan tanpa informasi lengkap tentang variabel-variabel dan alternatif-alternatif,karena waktu diperlukan untuk mendapatkan data dan memperhitungkan semua kemungkinan.
3. jumlah waktu yang akan dicakup dalam rencan harus dipertimbangkan.
Faktor waktu lainnya yang mempengaruhi perencanaan adalah seberapa sering rencana-rencana harus ditinjau kembali dan diperbaiki..ini tergantung sumber daya yang tersedia dan drajat ketetapan perencanaan manajemen.
Waktu perkiraan akan menjadi masukan penting sebagai teknik lainnya digunakan untuk mengatur struktur dan semua proyek. Menggunakan teknik estimasi waktu yang baik dapat mengurangi proyek-proyek besar ke sejumlah proyek-proyek kecil.

sumber : http://wartawarga.gunadarma.ac.id/2011/11/proses-perencanaan-3/

# Faktor Waktu Dan Perencanaan

Faktor waktu mempunyai pengaruh sangat besar terhadap perencanaan, yaitu :
Sangat diperlukan untuk melaksanakan perencanaan efektif.
Waktu sering diperlukan untuk melanjutkan setiap langkah perencanaan tanpa informasi lengkap tentang variabel-variabel dan alternatif-alternatif
Jumlah (rentangan) waktu yang akan dicakup dalam rencana harus dipertimbangkan.

Perencanaan Strategik
Perencanaan stategik (George A.Steiner an John B. Miner) adalah
proses pemilihan tujuan-tujuan organisasi;penentuan strategi,kebijaksanaan dan program-program strategic yang diperlukan untuk tujuan-tujuan tersebut;dan penetapan metoda-metoda yang diperlukan untuk menjamin bahwa strategi dan kebijaksanaan telah diimplementasikan.

Perencanaan Operasional ,
memusatkan perhatiannya pada operasi-operasi sekarang dan terutama berkenaan dengan efisiensi, bukan efektivitas.

Sumber :http://wartawarga.gunadarma.ac.id/2011/11/proses-perencanaan-3/

 

 

 . Penetapan Tujuan.

#MISI DAN TUJUAN
Misi adalah suatu pernyataan umum dan arti tentang maksud organisasi.
Tujuan organisasi (Etzioni) merupakan pernyataan tentang keadaan atau situasi yang tidak terdapat sekarang tetapi dimaksudkan untuk dicapai di waktu yang akan datang melalui kegiatan-kegiatan organisasi.

#FUNGSI TUJUAN
Pedoman sebagai kegiatan
Memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang ‘harus’ dan ‘harus tidak’ dilakukan
Sumber legitimasi
Untuk meningkatkan kemampuan mendapatkan sumberdaya dan dukungan dari lingkungan
Standar pelaksanaan
Derajat kesuksesan yang dapat dicapai dapat mudah diukur
Sumber motivasi
Berfungsi sebagai sumber motivasi dan identifikasi karyawan yang penting
Dasar rasional pengorganisasian.
Tujuan organisasi merupakan suatu dasar perancangan organisasi

Tipe-tipe Tujuan
Kelima tipe tujuan tersebut dapat diperinci sebagai berikut :
Tujuan kemasyarakatan(social goals)
Tujuan keluaran (output goals)
Tujuan system (system goals)
Tujuan produk (product goals) atau tujuan karakteristik produk
Tujuan turunan (derived goals)

Proses Penetapan Tujuan
Bidang-bidang yang membutuhkan tujuan (Peter Drucker) :
Posisi pasar
Produktifitas
Sumber daya fisik dan keuangan
Profitabilitas
Inovasi
Prestasi dan pengembangan manajer
Prestasi dan sikap karyawan
Tanggung jawab social dan publik
Proses perumusan tujuan
Koalisasi ekternal :
Pemegang saham / pemilik modal
Penyedia / supplier
Langganan
Masyarakat, dll
Koalisasi internal :
Manajemen
Manajer
Karyawan dll
Tujuan individu versus organisasi
Manajer pelaksanaan (eksekutif)
Sistem nilai

# MANAGEMENT BY OBJECTIVES (MBO)
MBO (Peter Drucker), berkenaan dengan penetapan prosedur- prosedur formal, atau semi formal, dimulai dengan penetapan tujuan dan dilanjutkan dengan serangkaian kegiatan sampai peninjauan kembali pelaksanaan kegiatan.
Sukses penerapan MBO berdasarkan dua hipotesa :
Bila seseorang melekat secara kuat pada suatu tujuan, ia akan bersedia mengeluarkan usaha lebih untuk meraihnya dibanding bila tidak merasa terikat.
Kapan saja seseorang memperkirakan sesuatu akan terjadi, dia akan melakukan apa saja untuk membuatnya terjadi.

Sistem MBO formal
Unsur-unsur umum dalam MBO yang efektif :
Komitmen pada program
Penetapan tujuan manajemen puncak
Tujuan-tujuan perseorangan
Partisipasi
Otonomi dalam implementasi rencana
Peninjauan kembali prestasi

Kekuatan dan kelemahan MBO
Kebaikan-kebaikan MBO (Tosi dan Carroll)
Memungkinkan para individu mengetahui apa yang diharapkan dari mereka
Membantu dalam perencanaan dengan membuat para manajer menetapkan tujuan dan sasaran
Memperbaiki komunikasi antara manajer dan bawahan
Membuat para individu lebih memusatkan perhatiannya pada tujuan organisasi
Membuat proses evaluasi lebih dapat disamakan melaui pemusatan pada pencapaian tujuan tertentu.
Kelemahan-kelemahan MBO
Mengkonsumsi waktu dan usaha
Meningkatkan banyaknya kertas kerja
Masalah pokok yang harus dikendalikan untuk kesuksesan MBO
Gaya dan dukungan manajemen
Penyesuaian dan perubahan
Ketrampilan-ketrampilan antar pribadi
Deskripsi jabatan
Penetapan dan pengkoordinasian tujuan
Pengawasan metoda pencapaian tujuan
Konflik antara kreatifitas dan MBO
Membuat MBO efektif
Unsur-unsur untuk efektifitas MBO
Mendidik dan melatih manajer
Merumuskan tujuan secara jelas
Menunjukkan komitmen manajemen puncak secara kontinyu
Membuat umpan balik efektif
Mendorong partisipasi

sumber : http://wartawarga.gunadarma.ac.id/2011/11/proses-perencanaan-3/

 

 

  .Pebuatan Keputusan.

#TIPE-TIPE KEPUTUSAN
Keputusan yang diprogramkan (programmed dececion) adalah keputusan yang dibuat menurut kebiasaan, aturan atau prosedur.
Keputusan-keputusan yang tidak diprogramkan (non programmed dececion) adalah keputusan yang terkait dengan masalah-masalah khusus, khas atau tidak biasa.

 

# PROSES PEMBUATAN KEPUTUSAN
Identifikasi dan diagnosa masalah
Menemukan masalah yang sebenarnya dan menentukan bagian masalah yang ‘harus ‘ dan ‘seharusnya’ dipecahkan

Pengumpulan dan analisa data
Menentukan data yang diperlukan untuk membuat keputusan yang tepat dan menemukannya
Pengembangan alternatif-alternatif
Memungkinkan untuk menolak kecenderungan keputusan yang terlalu cepat, untuk pencapaian keputusan efektif
Evaluasi alternatif-alternatif
Evaluasi digunakan untuk menilai efektivitas setiap alternatif
Pemilihan alternatif terbaik
Alternatif terpilih didasarkan pada jumlah informasi dari manajer dan ketidak sempurnaan kebijakan manajer
Implementasi keputusan
Membuat rencana-rencana untuk mengatasi berbagai persyaratan dan masalah yang mungkin dijumpai dalam penerapan keputusan
Evaluasi hasil-hasil
Mengevaluasi kelancaran implementasi yang dilakukan dan kesesuaian hasilnya

 

# PEMBUATAN KEPUTUSAN
Pembuatan Keputusan (decision making) menggambarkan proses melalui serangkaian kegiatan mana yang dipilih untuk penyelesaian suatu masalah tertentu.

A. TIPE-TIPE KEPUTUSAN
Keputusan yang diprogramkan (programmed dececion) adalah keputusan yang dibuat menurut kebiasaan, aturan atau prosedur.
Keputusan-keputusan yang tidak diprogramkan (non programmed dececion) adalah keputusan yang terkait dengan masalah-masalah khusus, khas atau tidak biasa.
Tabel 2 Tehnik-tehnik Pembuatan Keputusan Tradisional dan Modern

Tipe-tipe keputusan Tehnik-teknik pembuatan keputusan:
Tradisional

Modern
Diprogram:
Keputusan rutin dan berulang ulang.
Organisasi mengembangkan proses-proses khusus bagi penanganannya 1.Kebiasaan
2.Kegiatan rutin :
Prosedur-prosedur pengoperasian standart
3.Stuktur organisasi pengharapan umum, system tujuan, saluran-saluran informasi yang disusun dengan baik
1.Teknik-teknik riset operasi: analisa matematik, model-model simulasi komputer
2.Pengolahan data elektronik

Tidak diprogramkan :
Keputusan sekali pakai, disusun tidak sehat, Kebijaksanaan .
Ditangani dengan proses pemecahan masalah umum 1.Kebijakan intuisi dan kreatifitas
2.Coba-coba
3.Seleksi dan latihan para pelaksana Tehnik pemecahan masalah yang diterapkan pada
a. Latihan pembuatan keputusan
b. Penyusunan program-program komputer

B. PROSES PEMBUATAN KEPUTUSAN
Identifikasi dan diagnosa masalah
Menemukan masalah yang sebenarnya dan menentukan bagian masalah yang ‘harus ‘ dan ‘seharusnya’ dipecahkan

Pengumpulan dan analisa data
Menentukan data yang diperlukan untuk membuat keputusan yang tepat dan menemukannya
Pengembangan alternatif-alternatif
Memungkinkan untuk menolak kecenderungan keputusan yang terlalu cepat, untuk pencapaian keputusan efektif
Evaluasi alternatif-alternatif
Evaluasi digunakan untuk menilai efektivitas setiap alternatif
Pemilihan alternatif terbaik
Alternatif terpilih didasarkan pada jumlah informasi dari manajer dan ketidak sempurnaan kebijakan manajer
Implementasi keputusan
Membuat rencana-rencana untuk mengatasi berbagai persyaratan dan masalah yang mungkin dijumpai dalam penerapan keputusan
Evaluasi hasil-hasil
Mengevaluasi kelancaran implementasi yang dilakukan dan kesesuaian hasilnya

. KETERLIBATAN BAWAHAN DALAM PEMBUATAN KEPUTUSAN.

Keterlibatan ini dapat formal seperti penggunaan kelompok dalam pembuatan keputusan atau informal seperti permintaan akan gagasan-gagasan.
Berbagai kebaikan dan kelemahan pembuatan keputusan

Metode-metode Kuantitatif dalam Pengambilan Keputusan
Ciri-ciri Operasi Riset
Ada tujuh operasi riset :
Terpusatnya pada pembuatan keputusan
Penggunaan metoda ilmiah
Penggunaan model matematik
Efektifitas ekonomi
Bergantung pada komputer
Pendekatan tim
Orientasi system
Tahap-tahap Pendekatan Riset Operasional
Diagnosa masalah
Perumusan masalah
Pembuatan model
Analisa model
Implementasi penemuan
Berbagai Model dan Tehnik Riset Operasi
· Programasi Linier
· Analisa Network
· Teori Permainan
· Model Rantai Makov
· Simulasi

sumber : http://wartawarga.gunadarma.ac.id/2011/11/proses-perencanaan-3/

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s